El Diagnóstico Organizacional: Elementos, Métodos y Técnicas.

*Diagnóstico Organizacional.

         El Diagnóstico Organizacional es una herramienta indispensable en el Desarrollo Organizacional, generalmente es usado cuando una organización o empresa se encuentra ya establecida, entendiendo esto como que ya tiene cierto tiempo operando de forma continua porque si se pretende aplicar a organizaciones "nuevas", los resultados no serán del todo potenciales para una intervención, si es necesario realizar alguna. 

        El fin del Diagnóstico Organizacional es tomar, capturar, CONOCER la situación que se presenta en la organización en determinado momento para 2 objetivos esenciales:

                         - Detectar problemas o desajustes, para arreglarlos.
                         - Conocer áreas de oportunidad, para aprovecharlas.

          Para conocer y llegar a estos objetivos, es necesario tomar en cuenta una de las herramientas que mejor permiten adentrarnos a la manera en que funciona o se rige la organización, la Comunicación; es necesario examinar los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa en todos los niveles.

        Conociendo de entrada esto, podemos decir que el diagnóstico es el primer paso para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de una organización.

* Condiciones para llevar a cabo el Diagnóstico Organizacional.

              Para que se lleve a cabo exitosamente el  Diagnóstico Organizacional, a la vez obtener el mejor provecho, se tienen que cumplir algunos requerimientos esenciales:

           

        1.- Contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (se refiere a la persona o grupo interesado en que se lleve a cabo una transformación en el sistema) es decir, que esté dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnóstico.

         2.- El "cliente" debe ofrecer amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtención de información, y abstenerse de entorpecer el proceso de diagnóstico.

         3.- El consultor manejará la información recabada en el proceso de forma ética y absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información. 

      4.- Es necesario proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las cuales se obtuvo la información.

          Como podemos constatar estos requisitos son recíprocos conjugándose entre el consultor y el "cliente", es necesario que ambos cumplan con lo designado para cada uno consiguiendo así un buen resultado, recordemos que el éxito o fracaso del diagnóstico depende en gran medida del que estos acuerdos se cumplan.

* Elementos del Diagnóstico Organizacional.

              Podemos estructurar el Diagnóstico Organizacional en 3 momentos importantes: 

          1.- Generación de la información (conformada por 3 aspectos):

     1.- Se refiere a la forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesos utilizados para lograrlo.

     2.- Metodología usada para obtener la información, que puede partir de 2 fuentes, a partir del "cliente" (entrevistas, cuestionarios) o por parte del consultor (observación).

   3.- La frecuencia con la que se recolecta la información, la cual depende de la estabilidad del sistema.

          2.- Organización de la Información (compuesto de 3 aspectos):

     1.- El diseño de procedimientos para el proceso de la información.

     2.- El almacenamiento apropiado de los datos.

   3.- El ordenamiento de la información, de modo que sea de fácil acceso para consultar.

          3.- Análisis e interpretación de la información:

     Consiste en separar los elementos básicos de la información y examinarlos para detectar los flujos de comunicación.

Perspectivas del Diagnóstico Organizacional. 

          El Diagnóstico Organizacional se divide en 2 dimensiones importantes, una Funcional y otra Cultural, son complementarias entre sí y dan origen a dos tipos de diagnóstico.

          * Diagnóstico Funcional.

        Examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicación, aquellas prácticas de la comunicación que se relacionan con la producción, satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización y la innovación. En esencia se centra en la parte administrativa.

                  

                 Objetivos:

      - Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación y los canales de comunicación.

      - Evaluar los sistemas y procesos de comunicación a nivel interpersonal, grupal, departamental e interdepartamental.

       - Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa de la organización, entidades públicas y privadas con las cuales existe interdependencia.

          Se centra en evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicación en la satisfacción en el trabajo, en la productividad, en el compromiso y el trabajo en equipo.

               Métodos y Técnicas:

       - Dentro de la perspectiva funcionalista los métodos más usados son la entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de comunicación, la entrevista grupal y el análisis de la difusión de mensajes. 

              

        * Diagnóstico Cultural.

                       La finalidad del Diagnóstico Cultural es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que estos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional. 


                Objetivos desde la perspectiva interpretivista:  
        
        - Evaluar el papel de la comunicación en la creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organización.

              - Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofía y valores.

         - Entender la vida organizacional y el papel de la comunicación desde la perspectiva de los miembros de la organización.



                Categorías de análisis del diagnóstico cultural.

               Los valores y principios básicos de una organización pueden determinarse a través de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras más manifestaciones culturales se analicen, más rico y acertado resultará el diagnóstico.
         Las manifestaciones conceptuales y simbólicas están constituidas por las siguientes categorías y elementos:

- Espirituales: Ideología/Filosofía, Símbolos, Mitos e Historia. 
- Conductuales: Lenguaje, Comportamiento no verbal, Rituales y formas de interacción.
- Estructurales: Políticas y procedimientos, Normas, Sistemas de estatus internos, Estructura del poder.
- Materiales: Tecnología, Instalaciones, Mobiliario y Equipo.


             Métodos y Técnicas.

             Las herramientas usadas en el diagnóstico cultural se basan en dos enfoque: el cualitativo (que depende más de la agudeza de la percepción del investigador a analizar los datos) y el cuantitativo (que busca la medición precisa de ciertas variables establecidas de antemano y su posterior comparación. 

                    Técnicas cualitativas:

                      - Observación.
                      - Entrevistas Individuales.
                      - Análisis de documentos.
                      - Discusión en grupos pequeños.
                      - Dramatización.
                      - Técnicas Proyectivas.

                    Técnicas cuantitativas:
                      - Encuesta.

Conclusión

          Es importante conocer las situaciones que se presentan en las organizaciones en especial si estas se tratan de posibles problemas o conflictos, en caso contrario pudiera ser que sean opciones positivas que se estén suscitando tal como áreas de crecimiento u oportunidad las cuales son de vital valor a aprovechar; sea cual sea el caso que se presente alguna de las 2 situaciones o que ambas sean detectadas es indispensable actuar para corregir problemas y potenciar las oportunidades de crecimiento.

          Para ubicarlas se utiliza el Diagnóstico Organizacional el cual nos proporciona las situaciones que se presentan en una organización en un momento dado, el diagnóstico es fundamental para aplicar la intervención si es requerida o en dado caso recomendar las sugerencias necesarias. 

            Si se quiere conseguir el éxito en el diagnóstico, es necesario que se cumplan ciertos requerimientos que facilitaran esta tarea, entre los más importantes que el "cliente" (sujeto u organización que solicita el diagnóstico) tenga una disposición de cambio, es decir que tenga la voluntad de ajustarse y llevar a cabo los ajustes necesarios, entre otros también que aquellas personas que nos faciliten la información se abstengan de entorpecer el proceso de diagnóstico, por su parte el consultor se comprometerá a manejar la información de manera ética y confidencial, además proporcionando un informe/retroalimentación a aquellos sujetos de los que obtuvo la información.

            Para ir construyendo el diagnóstico, son imprescindibles 3 pasos:

1.- Generar (Generación) la información.

2.- Organización de la información.

3.- Análisis e interpretación de la información.

           Teniendo en claro esto, ahora nos enfocamos en las 2 modalidades de diagnóstico que se pueden aplicar, aprovechando los recursos y situaciones que se nos presenten. Es importante recalcar que la manera en que iremos conociendo/obteniendo la información será al analizar las formas de comunicación en la organización. 

                   1.- Diagnóstico Funcional: 

Se centra más en la parte administrativa, es decir la información la podemos obtener examinando las estructuras de la información en todos lo niveles, revisar como la comunicación repercute en la producción, analizar la satisfacción que puede tener el personal, etc. 

Los métodos que nos pueden ayudar a conseguir esta información son: 

- Entrevista.

- Cuestionario.

- Análisis de las redes de comunicación.

- Entrevista Grupal.

- Análisis de la difusión de mensajes.

                     2.- Diagnóstico Cultural:

 Su finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que estos son conocidos y compartidos por sus miembros. Para valernos de esto tendremos que evaluar el contenido de las producciones de comunicación y revisar el significado que tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofía y valores.

Las Categorías de Análisis nos permiten llegar fácilmente a estos datos, las categorías son: 

- Espirituales: Ideología/Filosofía, Símbolos, Mitos e Historia. 

- Conductuales: Lenguaje, Comportamiento no verbal, Rituales y formas de interacción.

- Estructurales: Políticas y procedimientos, Normas, Sistemas de estatus internos, Estructura del poder.

- Materiales: Tecnología, Instalaciones, Mobiliario y Equipo.

Además podemos recopilar/organizar la información mediante 2 métodos, dependiendo de lo que se pretenda realizar con los datos. Pueden ser de manera:

* Cualitativa (Técnicas)

   - Observación.

   - Entrevistas Individuales.

   - Análisis de documentos.

   - Discusión en grupos pequeños.

   - Dramatización.

* Cuantitativa (Técnicas)

   - Encuesta.

Este es básicamente el desarrollo de un Diagnostico Organizacional, los detalles a tomar en cuenta, al igual que las formas y modos que mejor se adapten a nuestra situación, con los métodos/ técnicas que nos facilitan el conseguir la información para retratar la situación en que se encuentra la organización.